- İyi karşılama kısadır, beklenti verir (“ne zaman döneriz”), gerekiyorsa bilgi ister (sipariş no).
- Mesai içi ve mesai dışı için ayrı metin kullanın.
- Emoji az ve yerinde; büyük harf yığını ve 5 satırlık paragraf yok.
- Karşılamayı yapay zekâyla birleştirirseniz müşteri yalnız karşılanmaz, sorusu da anında yanıtlanır.
İyi karşılamanın 4 kuralı
- Kısa tut. İki-üç cümle yeter; kimse karşılama paragrafı okumaz.
- Beklenti ver. “Ortalama 10 dakika içinde dönüyoruz” — belirsizlik, bekleyişi uzun gösterir.
- İşe yarayan bilgiyi iste. Siparişle ilgiliyse sipariş numarası; randevuysa ad ve tarih.
- Markanız gibi konuş. Butik samimi, klinik güven verici, teknoloji markası net olur.
E-ticaret örnekleri
| Durum | Örnek metin |
|---|---|
| Genel | Merhaba! 👋 Hoş geldiniz. Sorunuzu yazın, ortalama 10 dakika içinde dönüyoruz. Siparişinizle ilgiliyse sipariş numaranızı da eklerseniz daha hızlı yardımcı oluruz. |
| Kargo soruları yoğunsa | Merhaba! Kargo durumunuzu anında iletebilmemiz için sipariş numaranızı yazmanız yeterli. Diğer tüm sorularınız için de buradayız. |
| Kampanya dönemi | Merhaba! 🎉 İndirim döneminde mesaj yoğunluğumuz yüksek; en geç 30 dakika içinde dönüyoruz. Beden ve stok sorularınızı ürün linkiyle birlikte yazarsanız hızlanırız. |
| İade/değişim | Merhaba! İade veya değişim için sipariş numaranızı ve talebinizi yazın; süreci bu sohbetten yöneteceğiz, ayrıca bir yere gitmeniz gerekmez. |
Hizmet sektörü örnekleri
| Sektör | Örnek metin |
|---|---|
| Kuaför / güzellik | Merhaba! 💇 Randevu için gün ve saat tercihinizi yazın, uygunluğu hemen kontrol edelim. |
| Klinik / sağlık | Merhaba, kliniğimize hoş geldiniz. Randevu ve bilgi talepleriniz için adınızı ve uygun olduğunuz günleri yazabilirsiniz; en kısa sürede dönüş yapıyoruz. |
| Emlak | Merhaba! Hangi bölge ve bütçe aralığında aradığınızı yazarsanız size uygun seçenekleri iletelim. |
| Eğitim / kurs | Merhaba! Hangi programımızla ilgilendiğinizi yazın; içerik, takvim ve ücret bilgisini hemen paylaşalım. |
Mesai dışı örnekleri
- “Merhaba! Şu an mesai saatlerimizin dışındayız (hafta içi 09.00–18.00). Mesajınızı aldık; sabah ilk iş dönüş yapacağız.”
- “Merhaba! Ekibimiz yarın 09.00'da başlıyor. Acil kargo soruları için sipariş numaranızı bırakın, gün içinde öncelikli dönelim.”
- “Merhaba! Hafta sonu mesajlarına pazartesi sırayla dönüyoruz. Sorunuzu detaylı yazarsanız tek seferde çözelim.”
Kaçınılacak hatalar
- Robot ağzı: “Talebiniz sisteme kaydedilmiştir” — WhatsApp samimi bir kanaldır, bankacılık dili itici durur.
- Yalan beklenti: “Hemen dönüyoruz” deyip iki saat sonra dönmek, hiç söz vermemekten kötüdür.
- Bilgi yığını: Karşılamada kampanya + katalog + çalışma saatleri + adres… Tek mesajda tek amaç.
- Her mesajda tekrar: Karşılama aynı müşteriye her yazışında tekrar gitmemeli; panelde bu sıklık doğru yönetilir.
Sık sorulan sorular
WhatsApp karşılama mesajı nasıl ayarlanır?
WhatsApp Business uygulamasında İşletme araçları bölümünden basit bir karşılama tanımlanabilir. Panel kullanıyorsanız karşılama, mesai dışı ve yapay zekâ yanıtları tek yerden, koşullara göre yönetilir.
Karşılama mesajı ne kadar uzun olmalı?
İki-üç cümle idealdir: selam, beklenti (ne zaman dönülür) ve gerekiyorsa tek bir bilgi isteği. Daha uzunu okunmaz.
Karşılamada emoji kullanmak doğru mu?
Markanıza uygunsa bir-iki emoji sıcaklık katar; sağlık, hukuk gibi ciddiyet beklenen alanlarda azaltın ya da hiç kullanmayın.
Mesai dışı mesajıyla karşılama aynı şey mi?
Hayır. Karşılama mesai içinde ilk yazışmada gider; mesai dışı mesajı çalışma saatleri dışında devreye girer ve dönüş zamanını bildirir. İkisini ayrı metin olarak tanımlayın.
Karşılama mesajı satışa dönüşümü etkiler mi?
Evet. Hızlı ve net karşılanan müşteri beklemeye razı olur ve sohbeti terk etmez; belirsizlik ise müşteriyi rakibe yollar.
Karşılamayı kurun, gerisini panel yönetsin.
Karşılama + mesai dışı + yapay zekâ üçlüsüyle müşteriniz hiçbir saatte yanıtsız kalmasın.